Améliorer votre anglais ou apprendre l’espagnol, vous ne demandez que ça. Mais vous manquez de temps. Au travail, vous vous sentez débordé. Les jours ne sont pas extensibles et vos bonnes résolutions passent rapidement à la trappe. Il existe pourtant quelques habitudes à adopter pour être plus efficace et performant. Voici nos meilleures ruses pour booster votre productivité au quotidien.

Concentrez-vous sur l’essentiel

1.    Où allez-vous ?

Vous voulez être plus productif, d’accord, mais pour quelle(s) raison(s) ? Définissez clairement vos aspirations du moment : que voulez-vous accomplir ? Partir sans connaître votre destination est un concept, mais vous risquez alors d’emprunter le chemin le plus long, voire de tourner en rond ! Déterminez vos objectifs mensuels et hebdomadaires puis organisez votre semaine en conséquence.

2.    Priorisez

La dispersion est probablement l’une des causes les plus évidentes de l’inefficacité professionnelle. Puisque vous connaissez vos objectifs, identifiez les projets qui vous permettront de les atteindre. Appliquez la loi de Pareto selon laquelle 20% des actions amènent 80% des résultats. Ce sont ces dernières que vous placerez en haut de votre to-do list !

3.    Chassez les voleurs de temps

Il s’agit de tout ce qui vous éloigne de votre but :

• Les distractions (réseaux sociaux, e-mails, etc.) : désactivez les notifications et muselez votre téléphone lorsque vous planchez sur un sujet de fond ;
• Les demandes hors-sujet : apprenez à dire non !
• Les fausses urgences : si besoin, prévoyez un laps de temps précis dans la journée pour vous en acquitter aussi rapidement que possible.

4.    Optimisez vos actions

Débarrassez-vous de ce qui ne requiert pas votre pleine concentration :

• Automatisez les tâches répétitives. Il existe pour cela de nombreuses applications et logiciels adaptés à tous les domaines professionnels ;
• Établissez des processus vous permettant de gagner du temps lors de certains projets similaires ;
• Déléguez les tâches pour lesquelles vous n’apportez pas de réelle valeur ajoutée, et ce, d’autant plus qu’elles ne vous plaisent pas !

Lentement mais sûrement…

Maintenant que le chemin est balisé et bien dégagé, vous pouvez avancer !

5.    Divisez pour mieux régner

Vous arrivez au bureau, prenez un café et… il faut traiter ce gros dossier qui vous attend depuis une semaine en haut de la pile. De quoi être découragé avant même de commencer. Pour éviter de tels accablements, découpez votre projet en plusieurs phases, et les phases en autant de tâches élémentaires que nécessaire. Identifiez la toute première « petite action » à réaliser : vous savez maintenant par où commencer.

6.    Planifiez

Chaque soir, passez votre to-do list en revue et décidez des prochaines tâches à accomplir. Le lendemain, vous saurez ce que vous avez à faire et ne perdrez pas votre temps à rêver ou hésiter entre deux dossiers. Ne vous privez pas du plaisir de cocher chaque action terminée !

7.    Posez des deadlines

Pensez cette fois à la loi de Parkinson : une tâche a tendance à consommer la totalité du temps que vous lui attribuez. En d’autres termes, si vous ne lui assignez pas de deadline, vous risquez de ne jamais en venir à bout ! Prévoyez large et réservez du temps pour les imprévus.

8.    Oubliez le mythe du multitâche !

Non, vous n’augmenterez pas votre productivité en démarrant tout en même temps ! Vous risquez au contraire de vous noyer et de tout faire à moitié.

Vous n’êtes pas une machine

9.    Respirez !

Qui veut voyager loin, ménage sa monture. Alors prévoyez des pauses régulières pour refaire le plein d’énergie. Vous piquez du nez en début d’après-midi ? C’est le bon moment pour vous accorder une micro-sieste ou vous dégourdir les jambes. Cela vous réveillera et oxygénera votre cerveau.

10.  Facilitez-vous la vie

Pour une meilleure concentration, empêchez-vous de ruminer ce qu’il vous reste à faire. Utilisez un gestionnaire de tâches pour mieux libérer votre esprit. Qu’il s’agisse d’une appli ludique ou du fameux bullet journal de Ryder Carroll, choisissez l’outil adapté à vos activités. Faites des essais et n’hésitez pas à en changer pour trouver ce qui vous correspond le mieux.

Et voilà ! Vous n’avez plus d’excuses pour ne pas réviser notre néerlandais ! Qu’allez-vous mettre en place dès aujourd’hui pour gagner du temps et booster votre productivité ?